Voion | Arbeidsmarkt & opleidingsfonds voortgezet onderwijs

Er wordt gezocht op *

Arbeidsmarkt & mobiliteit

Administratieve verantwoording

Administratieve verantwoording

Sectorplan-VO
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) biedt cofinanciering voor de activiteiten uit het Sectorplan-VO. Voion faciliteert de aanvragen van de schoolbesturen om in aanmerking te komen voor deze cofinanciering. Algemene informatie over de regelgeving die van toepassing is op de cofinanciering  van de sectorplannen vindt u op de website van het Agentschap SZW.

Einddatum 31 augustus 2017
De regeling Sectorplan-VO loopt af op 31 augustus 2017. Dan moet de eindfactuur van de daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten samen met de verantwoordingsdocumenten bij Voion binnen zijn conform de ‘instructie dienstverleners’. Mocht een activiteit eerder afgerond zijn dan verzoeken we u per omgaande de factuur en verantwoordingsdocumenten in te sturen. Na 31 augustus 2017 zal de accountantscontrole plaatsvinden en zal de vereiste verantwoording worden ingediend bij het agentschap SZW van het ministerie van SZW.

Verantwoording
Het ministerie van SZW heeft voor de verantwoording van de subsidie een aantal eisen gesteld. Op de website van Voion vindt u bij elke maatregel van het Sectorplan-VO de informatie met betrekking tot de verantwoording en de in te vullen formulieren. In de ‘instructie dienstverlener’ staat benoemd waaraan de administratieve verantwoording moet voldoen. 
Van alle deelnemers moet u kunnen aantonen dat zij:
  1. deelgenomen hebben aan de betreffende maatregel (presentielijst en bewijs van deelname of deelnemersverklaring);
  2. in het voortgezet onderwijs werkzaam zijn; (kopie loonstrook)
  3. niet dubbel gefinancierd worden en fraude voorkomen is (burgerservicenummers (BSN) van de deelnemers).
De accountant van Voion heeft opdracht gekregen om te controleren of de activiteiten passen in het Sectorplan-VO zoals is goedgekeurd door het agentschap SZW en of de deelnemers voldoen aan de drie bovengenoemde criteria. Aan het agentschap SZW worden uiteindelijk alleen de Burgerservicenummers (BSN) aangeleverd zonder de naam van de betreffende deelnemers.

Bij kaderwet (Kaderwet SZW-subsidies) is vastgesteld dat de minister van SZW voor de verstrekking van subsidies, zoals de sectorplannen, BSN van de deelnemers als eis mag opnemen met het oog op rapportage over en evaluatie van de besteding van subsidie. Dit staat in artikel 3, lid 3 van de genoemde kaderwet en is eveneens vermeld in de Q&A bij de sectorplannen.

4. Is het noodzakelijk om voor alle deelnemers aan activiteiten de bsn-nummers te registreren, ook als het om groepsactiviteiten gaat?
Op grond van de Kaderwet SZW subsidies artikel 3 vereist de Regeling cofinanciering sectorplannen dat de bsn-nummers van deelnemers aan activiteiten van het sectorplan worden vastgelegd en gerapporteerd. Dit blijkt bij de uitvoering van sommige activiteiten in de praktijk echter lastig gelet op de aard van de activiteit(en). Uitgangspunt is dat de bsn-nummers van deelnemers aan trajecten waarbij gericht geïnvesteerd wordt in de individuele deelnemer, of waarvan de kosten toegerekend kunnen worden aan individuele deelnemers geregistreerd moeten worden om voor cofinanciering in aanmerking te kunnen komen.

BSN en Wet Bescherming Persoonsgegevens 
Voion heeft de uitvoering van de administratie van het Sectorplan-VO belegd bij APG in Heerlen. Voion heeft met APG afspraken gemaakt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WPB) om de verkregen informatie alleen voor het doel te gebruiken waar deze voor opgevraagd zijn, namelijk de verantwoording van de cofinanciering vanuit het ministerie van SZW. Voor het aanleveren van gegevens is het emailadres: sectorplanvo@voion.nl.

Voion streeft ernaar om de WBP zorgvuldig toe te passen en verzoeken u dan ook bij het toesturen van de informatie er alert op te zijn dat de toegestuurde informatie privacygevoelig is.

Om scholen te ondersteunen met privacy en informatiebeveiliging heeft de VO-raad samen met de PO-raad en Kennisnet de Aanpak Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) voor scholen ontwikkeld. Aan de hand van de stappen ‘organiseren, realiseren en communiceren’ worden handvatten geboden om de privacy en informatiebeveiliging te regelen.

Per post
Wanneer u de verantwoordingsdocumenten per post toestuurt, stuur dit dan per aangetekend schrijven.

Digitaal
Wanneer u de gevraagde informatie per mail toestuurt wees er dan alert op dat het bestand versleuteld is. Dit kan door het sturen van een met een sleutel beveiligd, Word, Excel, PDF of ZIP-bestand en vervolgens in een separate mail de sleutel. Ook kunt u gebruik maken van uw eigen beveiligd programma voor verzending van gegevens zoals Sharefile.

Handreiking bescherming Privacy persoonsgegevens bij subsidieprojecten
Naar aanleiding van vragen van projectuitvoerders van sectorplannen over de registratie van persoonsgegevens en het aanleveren van burgerservicenummers die zijn vereist voor de verantwoording, heeft het ministerie van SZW een handreiking gemaakt die het privacyvraagstuk in relatie tot subsidies behandelt. Deze vragen houden verband met de Wet Bescherming persoonsgegevens.

Vernietigen van documenten
Nadat bericht van Voion is ontvangen dat alle documenten in goede orde zijn aangekomen en door de accountant goedgekeurd zijn, verzoeken we de dienstverleners de documenten met BSN die toegestuurd zijn en waarvan mogelijk een papieren of digitale kopie bewaard is, te vernietigen.

Vragen?
Heeft u inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Tiny Rompen: 06 22652623 of t.rompen@caop.nl
Heeft u financiële of administratieve vragen? Bel 045 579 8003 of mail sectorplanvo@voion.nl