Deel 5: de kracht van het goede voorbeeld
Het team van Jan uit de vorige nieuwsbrief (
deel 4: een snelle sprong naar diepgang) boog zich over de vraag wat de knelpuntenlijst hen de afgelopen jaren heeft opgeleverd. Daaruit kwam al snel naar voren dat het maar niet lukt om de afspraken in de praktijk vast te houden. De spiegel was voor veel teamleden heftig en emotioneel. Maar het team is vastbesloten iets aan hun werkdruk te doen. Inmiddels zit ook de tweede bijeenkomst Voortgezet Werkplezier er op. Tijdens deze sessie werkte het team zo hard dat ze in 90 minuten van een hele waslijst met knelpunten naar vier uitgewerkte oplossingen komen. Tijdens de afsluiting kijken de docenten elkaar met rode wangen voldaan aan. Famke is docent in dit team. Zij blikt terug op het proces. “Het had nóg sneller gekund”, zegt Famke.
Extra minuut
Het team bestaat uit 20 docenten. Ze hebben 90 minuten tijd gereserveerd voor deze bijeenkomst. In die 90 minuten doorlopen ze vijf werkvormen: elke docent komt aan het woord over welke knelpunten voor hem belangrijk zijn, ze kiezen samen uit circa 50 knelpunten er vier uit om aan te werken, bedenken daar oplossingen voor én bedenken hoe ze die oplossingen de komende tijd willen uitwerken, zodat de oplossingen duurzaam effect hebben. Ook nemen ze nog tijd voor energiebehoud en energiegevers: hoe zorg je ervoor dat je je energie niet kwijtraakt aan de problemen die (nog) niet aangepakt worden en hoe laat je wat er goed gaat groeien.
Alles gaat gesmeerd en de tijd wordt goed in de gaten gehouden. Dat blijkt te werken in dit team. Als bij de tweede werkvorm een groepje docenten om één extra minuut vraagt voor het kiezen van het aan te pakken knelpunt, krijgen ze die van de procesbegeleider.
Goed voorbeeld doet volgen
Famke: “Misschien komt het doordat mijn werkgroep het knelpunt ‘handhaven van regels’ had gekozen om aan te werken, dat we daar extra alert op zijn. Maar die extra minuut had niet gehoeven.” En de opmerking is terecht. Want er is A gezegd en 3-2-1 er wordt B besloten. Goedbedoeld wellicht, maar niet consequent. Want goed voorbeeld doet goed volgen. En ook in de literatuur rond organisatieverandering wordt aangeraden om ervoor te zorgen dat het veranderingsproces is zoals je wilt dat de organisatie in de toekomst zal gaan. Het groepje van Famke gaat akkoord met een afspraak hoe de volgende keer in de bijeenkomst met tijd omgegaan wordt. En het groepje dat de extra minuut kreeg? Dat groepje koos het knelpunt ‘docenten geven het goede voorbeeld’ met als oplossing. We gaan opgeruimder en rustiger werken.
