De schoolleiding en pmr maken de financiële en organisatorische conceptkaders waarbinnen de collectieve werkdrukmiddelen kunnen worden besteed. De pmr vergewist zich daarbij van een meerderheidssteun van het personeel en bekrachtigt de afspraken waarna deze – in een collectieve aftrap - worden gepresenteerd voor het voltalige personeel.

Hoe kom je tot een gezamenlijk werkdrukplan?
Na de collectieve aftrap weten de werknemers hoe de groepen of organisatorische eenheden worden samengesteld, welke budgetten beschikbaar zijn, hoe het tijdpad eruit ziet en wat er van hen wordt verwacht. Hoe de groepen of organisatorische eenheden vervolgens aan de slag gaan met het gezamenlijk maken van de werkdrukplannen bepalen ze in principe zelf. Daarbij kan het handig zijn als de groep een soort ondersteuner heeft die zaken voorbereidt en begeleidt. Voor het maken van het werkdrukplan kan mogelijk gebruik worden gemaakt van de Koerskaart Werkdrukplan. Om de werkdrukplannen te beschrijven, is een Format Werkdrukplan beschikbaar (Kunt u dit word-bestand niet downloaden? Mail dan naar info@voion.nl en we sturen u het bestand per e-mail).

Voorbereiding en begeleiding
Voordat de groepen plannen gaan maken, is het handig om eerst een gesprek te hebben over hoe dat overleg aan te pakken en welke voorbereiding daarmee gemoeid is. Voor een effectief overleg is het aan te raden om iemand in de groep te vragen om het gesprek te organiseren en te ondersteunen. Hoe pak je het aan? Komt iedereen aan bod, blijven we bij het onderwerp en boeken we voortgang? Is er een ruimte gereserveerd en zijn de benodigde materialen aanwezig? Wat is er al bekend over werkdrukoorzaken en -oplossingen in de school, bijvoorbeeld uit medewerkers tevredenheidsonderzoeken en/of werkdrukonderzoeken? Een soort proces- en gespreksondersteuning. Meer tips en handvatten voor de procesbegeleider >>

Koerskaart Werkdrukplan
Voion heeft ter ondersteuning van het opstellen van de werkdrukplannen een Koerskaart Werkdrukplan opgesteld. Via de stappen in deze koerskaart gaan deelnemers met elkaar in overleg over oorzaken van werkdruk en mogelijke oplossingen en komen ze tot maatregelen die worden opgenomen in het werkdrukplan. Het is uiteraard ook mogelijk om een andere methode te kiezen. In de bijlage bij de Koerskaart staan mogelijkheden om op andere manieren invulling te geven aan het gesprek over werkdruk en mogelijke oplossingsmaatregelen.

Format Werkdrukplan
De werkdrukplannen van de organisatorische eenheden van een school worden samengevoegd tot een concept collectief werkdrukplan. Daarom is het handig dat alle groepen gebruik maken van hetzelfde format, Hiervoor kan het Format Werkdrukplan worden gebruikt.

Het concept collectief werkdrukplan van de school wordt besproken met de schoolleiding en pmr. Daarna wordt het definitieve collectieve werkdrukplan bekrachtigd door een afspraak met de pmr en gepresenteerd aan het voltallige personeel. Vervolgens kunnen de werkdrukplannen worden uitgevoerd.