Goed voorbereid zijn op de toekomst. Dat is voor CVO Groep Zuidoost-Utrecht de belangrijkste reden om strategische personeelsplanning in te zetten. Job van der Mijl en Wim van der Tas: “We kunnen de zaken niet op z’n beloop laten.”
Teruglopende of toenemende leerlingaantallen. Lerarentekort of -overschot. Een ouder wordend personeelsbestand of veel onervaren docenten. Vo-scholen hebben te maken met allerlei ontwikkelingen. Bovendien is geen enkele school hetzelfde. Anticiperen op de toekomst is dan ook belangrijk. CVO Groep Zuidoost-Utrecht, een christelijke scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo, maakt – om grip te krijgen op die toekomst – gebruik van strategische personeelsplanning. Dat levert veel inzichten op, maar de realiteit is soms weerbarstig, zo beamen Job van der Mijl, beleidsmedewerker P&O, en Wim van der Tas, hoofd bedrijfsbureau.
Waarom maken jullie gebruik van strategische personeelsplanning?
Job van der Mijl: “We willen goed voorbereid zijn op de toekomst. Als je weet hoe je leerlingenaantallen er de komende jaren uitzien, kun je tijdig goed onderbouwde keuzes maken. Zo weten we bijvoorbeeld dat de leerlingenaantallen in de provincie Utrecht de komende jaren stabiel blijven. Maar als je wat dieper inzoomt op de cijfers, zie je dat het allemaal niet zo zwart-wit is. In de stad Utrecht en in Leidsche Rijn nemen de leerlingaantallen toe, terwijl in onze regio – Zeist en omgeving – een daling wordt verwacht.” Wim van der Tas: “Het is dus verstandig om tijdig na te gaan wat een daling van het leerlingenaantal betekent voor de schoolorganisatie. Wat zijn de gevolgen voor de verschillende locaties en voor de medewerkers? Strategische personeelsplanning helpt ons hierbij. Overigens kijken we niet alleen naar leerlingenaantallen. We gaan bijvoorbeeld ook na in welke vakken we een lerarentekort of juist een -overschot verwachten.”
Hoe pakken jullie dit aan?
Van der Mijl: “Twee jaar geleden heb ik het leer/werktraject ‘Strategische personeelsplanning’ van Voion gevolgd. Dit traject heeft de basis gelegd voor ons eigen strategische personeelsplan. Zo kunnen we nu – in grote lijnen – inschatten voor welke vakken we een lerarentekort of -overschot kunnen verwachten. Het mooie is dat ons strategisch personeelsplan op een vel A3-papier past. Daarop geven we met kleurcodes aan waar problemen zitten. Vervolgens bekijken we wat dit voor ons betekent – wat eventuele toekomstscenario’s zijn – zodat we hier tijdig op kunnen inspelen.” Van der Tas: “We kunnen de zaken niet op z’n beloop laten. Stel dat de hele vakgroep Natuurkunde over een paar jaar met pensioen gaat, dan moet je daar nu al op inspelen. Anders zit je straks met de gebakken peren. Wel moeten de gegevens die we gebruiken zo betrouwbaar mogelijk zijn. Daarom maken we gebruik van diverse instrumenten. Zo hebben we onlangs een workshop gevolgd over het ‘Scenariomodel-VO’ van Voion. Erg interessant. Het model kan ons ook zeker verder helpen, bijvoorbeeld tijdens een gesprek met de vakbond, waarbij onze ingeschatte leerlingenaantallen worden onderbouwd door het Scenariomodel-VO.” Van der Mijl: “Overigens weten we ook dat realiteit soms weerbarstig is. Zelfs al blijkt uit de prognoses dat de leerlingenaantallen gaan dalen, dan hoeft dat uiteindelijk nog niet zo te zijn. Een aantal jaar geleden dachten we dat we nu te kampen zouden hebben met een daling van het aantal leerlingen, terwijl we nu juist te maken hebben met een stijging.”
Wat doen jullie vervolgens met het strategische personeelsplan en de bijbehorende toekomstscenario’s? Van der Tas: “Als hoofd bedrijfsbureau gebruik ik het strategische personeelsplan en de bijbehorende toekomstscenario’s voor mijn meerjarenraming. Ook is het een handig hulpmiddel om het gesprek aan te gaan binnen de scholengroep. ” Van der Mijl: “Ons strategische personeelsplan is niet in beton gegoten. We maken ieder jaar een update, waarbij we voor een periode van vijf jaar vooruitkijken. Daarnaast betrekken we andere kengetallen bij deze blik in de toekomst. Uit de cijfers over de personeelsopbouw in 2014 bleek bijvoorbeeld dat 62 procent van onze medewerkers 45 jaar of ouder is. Daar moeten we iets mee doen. Hoe ziet ons personeelsbestand er over vijf of tien jaar uit? En hoe zorgen we ervoor dat iedereen gezond aan het werk blijft? Zo proberen we nu al te anticiperen op de toekomst.”
Bron: Magazine VO in ontwikkeling, maart 2015