Het onderwerp ‘strategische personeelsplanning’ stond al enige tijd op de agenda van het Ichthus College in Veenendaal. De school zocht een instrument dat hen kan helpen het personeelsbeleid voor te bereiden op de toekomst, als bijvoorbeeld het leerlingenaantal zal dalen. Hoofd P&O Christiaan Kromhout en de directeur bedrijfsvoering vonden dat in het vernieuwde Scenariomodel-VO van Voion: ‘’Het kan ons helpen goed zicht te krijgen op hoeveel en welk personeel we de komende jaren nodig hebben.’’
Aan het Scenariomodel-VO is vorig jaar een module voor strategische personeelsplanning (SPP-module) toegevoegd. ‘’Met deze SPP-module kun je per vak zien, wat er over een bepaalde tijd staat te gebeuren. Je ziet in deze applicatie bijvoorbeeld hoeveel docenten je per vak nodig hebt bij een bepaald aantal leerlingen. Dat biedt de mogelijkheid om daar nu al op in te spelen. Mochten we inderdaad te maken krijgen met een dalend leerlingenaantal, dan kunnen we die terugval voor ons personeel voorzien en ons daarop voorbereiden,’’ zegt Christiaan Kromhout. Samen met de directeur bedrijfsvoering van het Ichthus College woonde hij in november vorig jaar een cursus Scenariomodel-VO en strategische personeelsplanning van Voion bij. Deze cursusdag werd gehouden in Zwolle en er deden zo’n tien mensen van andere scholen uit het land aan mee. Onder de medecursisten waren andere P&O’ers en directeuren bedrijfsvoering, met wie ze die dag ook ervaringen en kennis hebben uitgewisseld.
Ondersteunend personeel
“Het was een interessante dag”, zegt Christiaan Kromhout: ‘’Tijdens de training werd wel duidelijk dat je een aantal gegevens klaar moet hebben staan die je in het systeem upload, zoals de huidige formatie, het aantal lesuren per docent en de leerlingenaantallen. De gegevens betreffende het ondersteunend personeel gaan wij ook nog invoegen in de module. De docenten zijn natuurlijk de grootste groep van de ruim tweehonderd medewerkers op onze school, maar als het leerlingenaantal lijkt te gaan dalen, wil je ook weten wat voor consequenties dit kan of moet hebben voor het gehele personeelsbestand. Ook is het dan van belang dat we met variabelen kunnen werken, waardoor je verschillende scenario’s kan vergelijken.’’
Toestemming bestuur
Christiaan Kromhout gaat de voorzitter van het college van bestuur van zijn school voorstellen om dit (overigens gratis) instrument te gebruiken: ‘’We kunnen dan laten zien hoe we de personeelsplanning op termijn kunnen invullen. Ook kunnen we bespreken wat we doen met de uitstroom. We zouden het graag in het nieuwe schooljaar al gebruiken en dan ook de gegevens voor het ondersteunend personeel invoeren. Het is handig om de hele school tegelijk te doen; dan heb je een compleet beeld.’’
Handig
‘’We zijn in ieder geval tevreden met het Scenariomodel-VO en de SPP-module,’’ zegt Christiaan Kromhout. ‘’Hiermee heb je een tool in handen waar je echt wat mee kunt. Als je van tijd tot tijd naloopt of je gegevens actueel zijn en ze update, is het heel handig om mee te werken. Je kunt met allerlei dingen rekening houden, zoals met de pensioengerechtigde leeftijd en ook als er mensen voortijdig stoppen met werken, bijvoorbeeld omdat hun contract afloopt. Daar kun je op anticiperen. Of die terugloop van het aantal leerlingen ook realiteit wordt, is natuurlijk de vraag. Ik verwacht het wel, maar dan weet je nog niet met hoeveel leerlingen het terugloopt. Als de prognose klopt met de realiteit, kun je daar goed op voorbereid zijn.’’
Hij zou andere scholen aanraden het te gebruiken: ‘’De nieuwe module voor strategische personeelsplanning is handig en ook relatief makkelijk te gebruiken. Je leert er in één dag mee werken. Als je dat eenmaal doorhebt en als je alle gegevens paraat hebt, kun je er je beleid op afstemmen. Het is een tool die echt waardevolle informatie oplevert.’’