Henk Numan, OSG Singelland:
“Meer dialoog en minder discussies dankzij Teamwerk-VO”
“Mijn doel was de gesprekken die bij iedere school bij de koffieautomaat worden gevoerd, open te gooien”, zegt Henk Numan van OSG Singelland die als teamleider aan het pilotproject van Teamwerk-VO deelnam. “Het resultaat is dat we elkaar eerder aanspreken en dat er meer dialoog en minder discussies zijn.”
Toen het pilotproject van Teamwerk-VO zich aandiende bij OSG Singelland, was de school uit Drachten herstellende van drie jaar forse bezuinigingen. “We moesten om diverse redenen in totaal 25 fte saneren. Dat heeft veel reuring gebracht; de personele last nam toe en de groepen werden groter. Het pilotproject gaf ons gelegenheid om de ‘koffieautomaat-gesprekken’ en de ontevredenheid te doorbreken.” OSG Singelland beleefde in november 2018 de kick-off van het project en rondde het in juni 2019 af.
Henk Numan heeft als teamleider en docent op de vmbo-locatie van Singelland een breed takenpakket. “Ik heb een volle agenda, vooral nu we aan het reorganiseren zijn, maar ervaar geen stress. Ik hoor collega’s wel geregeld over hun hoge werkdruk en we kennen een relatief hoog ziekteverzuim, dus het leek mij een goed idee om dat structureel aan te pakken met het pilotproject.”
Veelkoppig monster
Numan weet uit eigen ervaring dat werkdruk een veelkoppig monster is dat zich niet gemakkelijk laat verklaren of oplossen. “Ik had niet de illusie dat de werkdruk door dit project direct significant zou afnemen, maar wel dat we er gemakkelijker met zijn allen over zouden kunnen praten. Waar heb je last van en wat is de rode draad in het team? We deden met achttien mensen van onze locatie mee. Samen met een collega heb ik de functie van gespreksleider en teamcoach op me genomen en we vroegen welke thema’s ons team wilde behandelen. Dat waren communicatie en inspraak, ICT en passend onderwijs.”
Kwetsbaar opstellen
De dialoogsessies waren heel zinvol, zegt Numan. “In het begin was het wat onwennig, we zijn niet gewend om open te praten over werkdruk. Een enkeling was ook terughoudend: wordt deze informatie niet tegen mij gebruikt? Ik probeerde daar doorheen te prikken door mijzelf kwetsbaar op te stellen, je verzorgt immers een teamcoaching zonder dat er een directe vraag ligt. Als gespreksleider heb ik veel geleerd van de teamcoachingstraining over oplossingsgerichte dialogen. Door het rollenspel in de voorbereiding leer je niet zelf met oplossingen te komen, maar je bewust onbekwaam op te stellen - zodat je de vraag bij het team neerlegt. De teamcoachingstraining behandelt de basisstappen en ik heb me daar verder in verdiept met literatuur over teamcoaching, bijvoorbeeld van Marijke Lingsma. Volgens de principes van ‘Deep Democracy’, dat minderheidsstemmen een even groot belang toedicht als de meerderheidsstemmen, heb ik de dialoog ingecheckt met een open vraag waarna iedereen aan het woord kwam. Ook zijn er stellingen geponeerd, waarbij mensen naar voren konden komen als ze het ermee eens waren. Zo heb ik geprobeerd om wat onder water speelt, boven te laten drijven.”
Na de dialoogsessies met de docenten, volgde de dialoog met de locatiedirecteur erbij. “Zij was heel gecommitteerd aan de pilot. Wij hadden vooraf de vragen voor de directie verzameld zodat er geen blokkades konden ontstaan. Omdat we bij alle dialogen het principe van ‘wat gaan wij als schoolleiding doen’ hebben vervangen door ‘wat kunnen jullie als medewerkers doen’, kwamen er veel ideeën los. Soms klein en praktisch uitvoerbaar, zoals de wijze van mailen van ons weekbericht, en soms groter en ingrijpender, zoals het instellen van een interne rebound klas ofwel zorgklas.”
Taakbeleid onder de loep
Volgens Numan heeft OSG Singelland altijd veel aandacht gehad voor de zorg voor medewerkers en persoonlijke coaching. “Dankzij het pilotproject is dat verder gegroeid. Het gesprek over werkdruk wordt nu constructiever gevoerd. Ook tijdens de voortgangsgesprekken is werkdruk beter bespreekbaar en het inschakelen van een coach als de druk te hoog wordt, wordt niet meer gezien als ‘falen’. Een belangrijke uitkomst is ook dat we als schoolleiding het taakbeleid opnieuw onder de loep nemen. We roepen mensen op om hierover mee te denken en het is de bedoeling dat eind januari de werkgroep van start gaat.”
Henk Numan ziet het nut van Teamwerk-VO voor elke school in. “Ik zou wel aan willen raden om dieper in het onderwerp teamcoaching te duiken. Dan kun je als teamleider of projectcoördinator je eigen rol in het geheel beter bepalen en voor meer openheid zorgen. Ik merk dat het oplossingsgerichte denken een positieve stempel drukt op onze organisatie. Natuurlijk zijn er nog steeds gesprekken bij de koffieautomaat, dat is heel normaal. Maar het team geeft aan dat deze gesprekken nu ook worden meegenomen naar de vergaderingen waar ze thuishoren, zodat we meer dialoog en minder discussies voeren.”