Taakbeleid in Werkbalans
Het Carmel College Salland deed begin dit jaar mee aan de pilot Werkbalans. Het onderbouw-team van de havo bracht de niet-lesgebonden taken in beeld en verdeelde het werk in goed overleg. “De gesprekken die we als team over de taken hebben gevoerd, zijn heel waardevol. Dankzij deze pilot hebben we op een vrij eenvoudige manier aan teambuilding en transparantie gewerkt; we leren elkaar nog beter kennen en worden nu ingezet op onze talenten. Het past perfect in onze ambitie om meer oog voor elkaar te hebben.”
Het taakmodel komt bij het Carmel College Salland vaker ter sprake. In februari hield de school een enquête over dit onderwerp en daaruit bleek dat de teams meer transparantie wilden bij de verdeling van de niet-lesgebonden taken. “Het was vaak onvoldoende duidelijk wie wat deed en dat leidde tot verwarring en aannames”, zegt Suzanne von der Dunk die de directie als interim manager ondersteunt bij strategische vraagstukken. “De manier waarop de taken aan de start van het schooljaar één op één werden verdeeld onder de docenten, zorgde voor minder werkplezier en daarmee voor toename van het gevoel van werkdruk. Naar aanleiding van het meerjarenbeleidsplan en de discussie rondom taakbeleid hebben we gezegd dat er een kwalitatief taakbeleid moet komen dat ondersteunend is aan het onderwijs. Dit schooljaar, na de vaststelling van het meerjarenbeleidsplan, zijn de teams begonnen met de vertaling hiervan naar hun eigen teamplannen.”
Domeinstructuur en autonome teams
Het team havo onderbouw van Annemiek Hietkamp, een vrij nieuw team dat twee jaar in de huidige samenstelling bestaat, was al ver gevorderd met het teamplan. “Speerpunt van dat plan is dat we een fijne leer- en werkomgeving willen creëren en meer oog voor elkaar willen hebben, dus meer oog voor de leerling, maar ook voor elkaar als collega’s. Werkplezier gaat in feite over de vraag of je de juiste dingen op de juiste manier doet. Dan komt al snel ook de werkverdeling ter sprake.” Annemiek legt uit dat het Carmel College Salland een echte regioschool is met een breed aanbod in onderwijs, van gymnasium tot praktijkonderwijs. “We hebben zo’n 2.400 leerlingen en meer dan 300 medewerkers. Binnen die grote gemeenschap willen we de leerlingen een veilige leeromgeving bieden, vandaar dat we in negen leerdomeinen werken. Een domein is praktisch gezien een eigen afdeling in de school met 10 lokalen en aan het eind een leercentrum met ronde tafels en stilteplekken, waar altijd een onderwijsassistent aanwezig is. De leerlingen van een domein, in mijn geval 300 leerlingen van de onderbouw havo, volgen nagenoeg alle lessen binnen dat domein. En ons team, 25 tot 30 collega’s, is de hele dag in het domein aanwezig wat betekent dat we als team ook vrij veel autonomie hebben.
Werkbalans
Vrij kort na het samenstellen van het teamplan, gaf Voion een presentatie bij de Stichting Carmelcollege over de methode Werkbalans. “Dat paste exact bij de ambities die we in ons teamplan hadden omschreven”, zegt Annemiek. “De methode was al op een paar scholen uitgeprobeerd en het leek me heel mooi om via deze weg de verdeling van de taken binnen ons team te analyseren. Mijn team gaf aan dat ze het experiment wel aandurfden en stak haar nek uit. We bogen ons met de tool Mijn Werkbalans uitvoerig over de vragen ‘wat doen we nu eigenlijk, wat willen we en waar lekt te veel energie weg’? Als docent kreeg je voorheen van je teamleider de takenlijst en daar werden uren aan verbonden. Dat willen we doorbreken met de vraag: welke job hebben we als team en hoe verdelen we dat evenredig?”
Evenredig verdelen
Het team van Annemiek gebruikte de teamvergaderingen voor de pilot en roosterde een aantal lessen uit om langere sessies te kunnen houden. Annemiek: “We hebben eerst alle taken in beeld gebracht waarop wij als team invloed hebben, schoolbrede taken en functies buiten beschouwing gelaten. Volgens de tool Mijn Werkbalans hebben we die taken onderverdeeld in zwaarte: s, m, x of xl. Met een kerngroep hebben we deze taken geclusterd en zo kwamen we tot een goed overzicht met een set van ongeveer 30 taken. Vervolgens heeft het gehele team geanalyseerd welke taken energie geven en waar energie weglekt en we hebben onze interesses aangegeven. Zo stelden we een teamplaat samen en kreeg ieder teamlid een persoonlijke plaat. Vanuit deze analyse zijn we het werk samen gaan verdelen. Elke collega kon zijn eigen takenpakket samenstellen. Dit deden we in overleg en afstemming met elkaar en de taken werden vrij snel en tot ieders tevredenheid herverdeeld, dus het hele team is er enthousiast over. De taken die ons minder energie geven en in de tool ‘in het rood’ staan, gaan we aanpakken en verbeteren. Met de persoonlijke plaat kun je als medewerker weer in gesprek gaan met je leidinggevende. Op de plaat is inzichtelijk wat je leuk vindt, wat je meer wil doen, wat je wil leren en wat je liever niet meer doet. Een prachtig uitgangspunt voor een goed ontwikkelgesprek!”
Verrassende uitkomsten
De gesprekken over de taakverdeling leidden tot enkele verrassende uitkomsten. Annemiek: “Een collega coördineerde bijvoorbeeld de activiteiten in de laatste lesweek en ervaarde dat ze collega’s te veel aan moest sporen om hun verantwoordelijkheid hierin te pakken. Daar kwamen we pas tijdens deze gesprekken achter, er komt ruimte om zaken te bespreken die daarvoor te weinig aandacht kregen. Je haalt met zijn allen weer even aan wat is afgesproken en je spreekt uit waarvan je last hebt en waarover je tevreden bent. Ook kwamen we erachter dat het mentoraat van klas 1 en 3 als heel positief wordt ervaren, maar dat docenten er tegenop kijken om het mentoraat van klas 2 op zich te nemen. In de eerste klas help je nieuwe leerlingen met de opstart en in klas 3 met de profielkeuze, maar klas 2 gaat veel meer over de groepsvorming. Toen we hier als team achter kwamen, hebben we tijdens de verdelingssessie direct besloten om op het mentoraat klas twee duo-mentoren te plaatsen zodat het minder zwaar voelt en je met een collega kunt sparren.” Suzanne von der Dunk: “Ook van schoolbrede taken als invallessen en pauzesurveillance weten we dat dat niet de werkzaamheden zijn waar medewerkers veel energie van krijgen. Daarom is, buiten de pilot Werkbalans om, besloten om daar vanuit de collectieve werkdrukmiddelen extra onderwijsassistenten in te zetten.”
Kaders bepalen
Suzanne benadrukt dat het herverdelen van de niet-lesgebonden taken echt vanuit de teams zelf moet komen. “De directie kan ondersteunen en de kaders bepalen, maar moet dit traject vervolgens loslaten zodat teams het zelf op kunnen pakken. Op dit moment heeft alleen het team van Annemiek de niet-lesgebonden taken via het model van Voion verdeeld en de bedoeling is dat de andere acht teams dit het komende schooljaar oppakken, ieder op zijn eigen tempo. In onze ogen maakt het doorlopen van de stappen en het gebruik van de tool het gesprek makkelijker als je met elkaar wilt bepalen aan welke eisen een nieuw taakmodel moet voldoen - ondersteunend aan het onderwijs. Op die manier krijg je gedragenheid en daarmee naar verwachting ook de vereiste steun van het personeel. Het gebruik van de tool heeft ons meer vertrouwen gegeven dat een nieuw model passender zou zijn bij onze wensen. Naast het inzetten van de tool Werkverdeling & Werkbalans gaan we daarom een team opstellen met leden van de docententeams, de PMR en de directie die zich op een geheel nieuw model gaan richten en ook schoolbreed. De discussie over het taakbeleid vreet ook energie, daarom is het heel prettig als de teams ondertussen met behulp van de tool Werkbalans alvast het gesprek aangaan over de werkverdeling van het team. Het team van Annemiek is sterk, bij havo onderbouw is in korte tijd een fijne groep collega’s gecreëerd dat echt samen wil werken en vooruit wil. Om de niet-lesgebonden taken zo openlijk te bespreken en te verdelen, heb je een transparante teamleider zoals Annemiek nodig.”
Basis van vertrouwen
Annemiek Hietkamp: “De grootste winst van de pilot die wij doorlopen hebben, is de openheid, het werken aan de teambuilding en de verbinding die nog sterker is geworden. Door de transparantie die nu in de werkverdeling in ons team is ontstaan, spreken collega’s elkaar ook aan en er worden veel meer zaken gezamenlijk besproken die voorheen onbelicht bleven. Dit past ook bij de theorie van Lencioni, die de piramide voor teambuilding samenstelde: je legt eerst een basis van vertrouwen en vanuit daar durf je conflicten aan te gaan en wordt de samenwerking versterkt. Zo boek je uiteindelijk resultaat voor het onderwijs en de leerlingen. Met dat doel voor ogen, is mijn hele team enthousiast aan de slag gegaan en we zijn ook heel tevreden met de uitkomsten en de verdeling. Uit de evaluatie bleek ook dat ons team unaniem deze manier van werken door wil zetten. Overigens betrekken we ook het ondersteunend personeel zoals toa’s en onderwijsassistenten bij de sessies over de werkverdeling, dat draagt bij aan de teambuilding en het begrip onderling. Ik heb wel ervaren dat het belangrijk is om de verwachtingen hierbij goed te managen door aan de voorkant aan te geven wat de rol van het onderwijs ondersteunend personeel is tijdens deze sessie en welke keuzes zij kunnen maken in het verdelingsproces.”
Niet uitdrukken in uren
Het is de bedoeling dat de taken die nu opnieuw verdeeld zijn, jaarlijks gaan rouleren in het team van havo onderbouw. Annemiek: “Het zou ideaal zijn als we volgend jaar weer blanco in dit traject stappen, waarbij we de taken niet meer uitdrukken in een vastgesteld aantal uren maar samen kijken wat we als team voor de leerlingen willen doen en wat dat betekent voor eventuele werkzaamheden die we dan te doen hebben.” Suzanne voegt toe: “Als je het taakbeleid in uren uitdrukt, dan is er nooit genoeg tijd. Daarnaast is iedereen gelijkwaardig maar niet gelijk, de een heeft meer tijd nodig voor een bepaalde taak of heeft thuis meer last op zijn schouders dan een ander. Als je daar in verbinding en openheid over spreekt, dan kun je zaken voor elkaar opvangen.” Annemiek: “Bovendien is het taakbeleid zoals het nu wordt ingevuld, heel individualistisch. Terwijl ons onderwijs draait om de leerlingen en dat is natuurlijk geen individualistische taak. Wij hebben met z’n allen enthousiast de schouders onder de niet-lesgebonden taken gezet zodat we de leerlingen het beste onderwijs kunnen bieden. Je hoeft niet je hele taakmodel te veranderen om het gesprek over deze taken aan te gaan. Het gaat erom dat je als teamlid vooral moet doen waar je energie van krijgt en het gesprek blijft voeren over wat jou energie geeft en hoe je je wilt ontwikkelen. Wij hebben ervaren dat we zo op een snelle en eenvoudige manier werken aan een betere verdeling van de taken en meer verbinding in het team. Ons resultaat heeft ook de andere teams enthousiast gemaakt om daar volgend jaar vol energie mee aan de slag te gaan. Mochten andere scholen hierdoor geïnspireerd raken, dan kunnen ze altijd contact met ons opnemen, we vertellen er graag meer over!”
Informatie over de methode Werkbalans, zie www.voion.nl/werkbalans
Bijeenkomst Werkbalans op 21 november 2023
Wilt u meer weten over de methode Werkbalans en stilstaan bij de vijf stappen die kunnen leiden tot een andere invulling en verdeling van niet-lesgebonden taken op uw school? Tijdens deze bijeenkomst lichten wij toe hoe de methode Werkbalans vorm heeft gekregen. Ook gaan we met elkaar in dialoog over de aanpak in de praktijk. Meer informatie en aanmelden >>