Regio West-Brabant kiest voor bovenbestuurlijk matchen
De 16 besturen van de voormalige RAP-regio West-Brabant werken bovenbestuurlijk samen om het lerarentekort aan te pakken. Hierbij combineren zij datagedreven inzichten met een mensgerichte aanpak. Dit resulteert in betere matches: kandidaten worden geworven op basis van de uitkomsten van de regionale personeelsplanning en vervolgens wordt de juiste kandidaat op de juiste school geplaatst.
De regio West-Brabant bestaat uit 47 vo-scholen, Curio (MBO), Tilburg University en Fontys. Elk van deze instellingen wierf nieuwe medewerkers en zij-instromers apart, maar de resultaten waren teleurstellend: van de 330 bezoekers aan een banenmarkt gingen bijvoorbeeld slechts 11 aspirant-docenten op een school werken, een plaatsingspercentage van 3,3%. Bovendien duurde het geregeld bijna een half jaar voordat geschoolde zij-instromers aan de slag konden. De toenmalige RAP-regio West-Brabant, nu geïntegreerd in de onderwijsregio Midden-West Brabant, besloot dat het anders moest.
Christa Segeren was projectleider en begeleidde met een actiegericht onderzoek het proces van individueel matchen naar bovenbestuurlijk matchen. “We hebben eerst urgentiebesef gecreëerd door alle besturen en de HR-medewerkers goed te informeren en actief te betrekken bij de inzichten vanuit regionale strategische personeelsplanning. Door met data aan te tonen dat een individuele aanpak ervoor zorgt dat veel potentieel in selectietrajecten verloren gaat, ontstaat het besef dat het niet langer mogelijk is om de tekorten op individuele basis op te lossen. Uit co-creatie met de HR-medewerkers van de 16 schoolbesturen binnen een actiegericht onderzoek, ontstond de innovatie om de kandidaten bovenbestuurlijk te gaan matchen.”
Centraal aansturen, lokaal beslissen
De strategie gericht op de werving van zij-instromers, herintreders en hybride docenten, is volgens Christa Segeren een van de successen van de samenwerking. “De HR-medewerkers onderzochten verschillende opties om bovenbestuurlijk samen te werken. Een van de opties was het centraliseren van het matchingsproces onder één bestuur. Dit werd echter niet haalbaar geacht omdat de competitieve strategische belangen van de afzonderlijke besturen tot spanningen kunnen leiden. Anderzijds bood de schaarste op de arbeidsmarkt een kans voor de besturen om samen te werken en hun strategische belangen af te stemmen.”
Met deze inzichten en na gesprekken met de stuurgroep, projectteams en de betrokken HR-medewerkers, wordt geconcludeerd dat bovenbestuurlijk matchen, met het aanstellen van een verantwoordelijke coördinator, meer grip biedt op het complexe proces van het plaatsen van kandidaten. Tegelijkertijd geven de HR-medewerkers aan dat zij goed inzicht hebben in de behoeften en cultuur van hun school, waardoor zij beter kunnen bepalen welke docent goed past. Christa Segeren: “Dit leidt tot de uitwerking van het concept 'centraal aansturen en lokaal beslissen'. De besturen besluiten om een bovenbestuurlijke matcher aan te stellen die de kandidaten, met overzicht en coördinatie, in de juiste richting stuurt. Tegelijkertijd blijven de HR-medewerkers op de scholen verantwoordelijk voor het uiteindelijke besluit over de plaatsing van de kandidaat. Omdat deze ideeën vanuit de HR-medewerkers zelf ontstonden, creëerden we direct een mooi draagvlak.”
Brug tussen de besturen
De stuurgroep startte met een experiment van twee maanden waarbij een externe HR-professional als verantwoordelijke coördinator wordt aangesteld. Deze ‘bovenbestuurlijke matcher’, ofwel het centraal matchingspunt, speelt een cruciale rol. Christa Segeren: “Eén dag in de week blijkt in de uitwerking voldoende voor deze functie. De bovenbestuurlijke matcher is een sleutelfiguur die de brug vormt tussen de 16 betrokken besturen. Hij of zij voert een uitvoerig intake gesprek met de kandidaten. Dat gesprek is uitvoeriger dan voorheen omdat we de kandidaat met meerdere scholen kunnen matchen. Op basis van inzichten en data uit strategische personeelsplanning stuurt de bovenbestuurlijke matcher de kandidaten de juiste richting op.” De data komen uit het Scenariomodel-VO.
Betere medewerkersreis
Door datagedreven te werken, wordt er naar de lange termijn gekeken en kunnen de juiste personen in de juiste posities worden geplaatst. Christa Segeren: “Bovendien kunnen kandidaten eerst een oriëntatietraject volgen om te kijken of werken in het onderwijs en deze school echt bij hen past, waardoor kandidaten een bewuste keuze maken. Zo kunnen er duurzame matches worden gerealiseerd.” De kandidaten, geworven via gerichte campagnes, informatiebijeenkomsten en banenmarkten, worden persoonlijk benaderd en begeleid door de bovenbestuurlijk matcher. Zo combineert hij of zij de ‘harde’ inzichten uit data met een mensgerichte aanpak waarbij er persoonlijke ondersteuning en een klankbord wordt geboden aan de kandidaten. Christa Segeren ziet de onafhankelijke benadering bij het plaatsen van kandidaten als een van de meest opmerkelijke acties van dit experiment. “Om het onderwijstalent evenwichtig te verdelen, kijkt de bovenbestuurlijke matcher samen met de betrokken HR-medewerkers over de scholen heen voor de beste match. Het resultaat is dat deze kandidaten, doordat zij niet telkens afzonderlijk hoeven te solliciteren, minder afdwalen en niet uit het zicht raken. We hebben gezorgd voor een betere medewerkersreis, waarin kandidaten efficiënter worden doorverwezen en begeleid naar een passende rol in het onderwijs.”
De gecombineerde aanpak zorgt tevens voor een andere, meer strategische invulling van de HR-rollen, waarbij HR ook regiobreed kijkt om de beste matches te maken. In de doorontwikkeling van deze aanpak en werkwijze worden HR-medewerkers regelmatig geïnformeerd en geconsulteerd. Dit stimuleert hen om vanuit alle betrokken organisaties actief mee te werken aan de procesvorming, wat bijdraagt aan een duurzaam en effectief wervingsproces.
Win-win situatie
Met het experiment, dat nu structureel is ingezet, zijn er zeven extra zij-instromers geplaatst in twee maanden tijd. Inmiddels is de samenwerking structureel ingezet en het resultaat van drie jaar samenwerken zijn 123 aangenomen kandidaten en 163 oriënterende stages plus 52 studententrajecten. Dat toont aan hoe belangrijk het is om flexibel en responsief te zijn in de onderwijswereld. Het helpt de onderwijsregio om het lerarentekort effectiever en duurzaam aan te pakken, maar het heeft ook een nieuw niveau van samenwerking en ondersteuning gecreëerd tussen de schoolbesturen. Christa Segeren: “In deze samenwerking zijn er alleen maar winnaars: Fontys kan een nieuwe student opleiden in het zij-instroomtraject, de school kan rekenen op een extra docent die goed bij de cultuur past en een geschikte kandidaat krijgt sneller een baan. Mede dankzij dit traject zien we in de strategische personeelsplanning dat er in 2025 alleen nog druk zit op de tekortvakken. In 2026 loopt het tekort wel weer flink op door uitstroming van gepensioneerden, dus het bovenbestuurlijk matchen blijft een belangrijk aandachtspunt.”