“Binnen vijf weken de regio in kaart en vervolgstappen gedefinieerd”
Het maken van een strategische personeelsplanning geeft inzicht in mogelijke tekorten of overschot in personeel op de korte en lange termijn. Zo’n strategische planning heeft het meeste nut als er een regionaal overzicht wordt gemaakt. Het Scenariomodel-VO van Voion bevat nu een ‘Mijn Regio’-omgeving. Daarmee kunnen schoolbesturen op een eenvoudige manier samenwerken en gezamenlijk anticiperen op de toekomstige arbeidsmarkt in de regio.
In de regio Zaanstreek-Waterland krijgen enkele schoolbesturen in Waterland te maken met boventallig personeel door krimp van het aantal leerlingen, terwijl het in Zaanstreek een probleem is om docenten te vinden. In het kader van de subsidie Regionale Aanpak Personeelstekorten (RAP) besloten de vijf besturen van vo-scholen en het mbo uit de regio om zich gezamenlijk te richten op een strategische personeelsplanning via het Scenariomodel-VO. Zaanstreek-Waterland is daarmee een van de eerste regio’s die gebruikmaakt van de nieuwe Mijn Regio-omgeving. Deze toepassing is in maart 2021 aan het Scenariomodel-VO toegevoegd en maakt het samenwerken voor strategische personeelsplanning tussen verschillende scholen en besturen gemakkelijk.
Contouren toekomstige acties
De RAP-regio Zaanstreek-Waterland werkte in 2019 nog nauwelijks samen en in 2020 maakten de vo-scholen voor het eerst kennis met het Scenariomodel-VO. “Dit jaar, 2021, is het zaak om te concretiseren. We hebben een bestuurlijk overleg georganiseerd met de vo-scholen en de mbo instelling, aangevuld met vertegenwoordiging vanuit de opleidingsinstituten om goed inzicht te krijgen in de regiogegevens”, zegt Lieke Kwantes, zelfstandig projectleider van het RAP-traject en de Opleidingsschool Zaanstreek-Waterland. Zij heeft een achtergrond als docent en is tevens werkzaam geweest bij het Platform Bèta techniek waar ze twee traineeships heeft opgezet. “Ik kan me heel goed vinden in de mentaliteit van veel mensen die in het onderwijs werken en altijd het belang van de leerlingen in het oog houden. Het is daarom prettig om als projectleider bij te dragen aan de kwaliteit van het onderwijs. Omdat de regio Zaanstreek-Waterland met zowel overschot als krimp te maken heeft, wilden we de data en prognoses goed in beeld krijgen om een gezamenlijke regionale strategische personeelsplanning (SPP) te maken. Uiteindelijk hebben we al op 1 april onze regionale SPP opgeleverd. Dat betekent dat we binnen vijf weken de gegevens van 17.051 leerlingen en 1.340 werknemers in FTE in kaart hebben gebracht en geanalyseerd. En het is ook gelukt om alvast de contouren voor toekomstige acties uit te zetten, wat de start is van het regionale informatieloket dat we willen opzetten.”
Scherpe deadlines
In de herfst van 2020 benoemen de bestuurders van de RAP-regio Zaanstreek-Waterland tijdens een heisessie twee speerpunten: het maken van een regionale SPP en daaruit voortvloeiend het inrichten van het Regionaal Loket. Projectleider Lieke Kwantes kreeg de opdracht om samen met de HR-verantwoordelijken de regionale SPP uit te voeren. “Het mandaat vanuit de verschillende besturen is van wezenlijk belang bij dit traject, omdat alle scholen zich hiermee aan de SPP binden. Dankzij dit mandaat kon ik direct scherpe deadlines stellen en de bestuursoverleggen inplannen. Het ontwikkelen van het regionale loket en het inzetten van het Scenariomodel-VO liepen parallel aan elkaar. We hadden enige haast om de regionale onderwijsarbeidsmarkt in kaart te brengen met het Scenariomodel-VO, zodat we daarmee verdere activiteiten kunnen ontwikkelen in het regionale loket. Je deelt de data en prognoses voor de langere termijn en je wilt ook de kansen goed benutten die er voor de korte termijn liggen zodat de huidige docenten behouden kunnen worden voor de regio. Omdat er geen scenariomodel voor het mbo is, hebben we deze aangehaakt door de formatieplanning voor de komende vijf jaar toe te voegen op basis van de verwachte uitstroom van personeel door pensioen. Binnen vijf weken na de start zijn alle gegevens per schoolbestuur besproken, hadden we een regionaal beeld dat met de bestuurders besproken is en konden we de vervolgstappen definiëren. Het succes van de inzet van het Scenariomodel-VO valt of staat met de digitale vaardigheden van de betrokken HR-medewerkers, dat was bij ons goed op orde en daarom werden alle deadlines gehaald.”
Contouren in beeld
Het traject startte begin maart met een informatiebijeenkomst voor het HR netwerk waarbij de strakke deadlines duidelijk werden gecommuniceerd. Vervolgens moesten de vakkenbenamingen van alle scholen gelijk worden gesteld om de data correct in te laden. Het model faciliteert dit proces volledig. “Daarna is er een tussenstap ingelast om de gegevens per schoolbestuur te bekijken en bespreken; hoe hangt de vlag erbij en welke vragen heeft een bestuur aan de regionale samenwerking? Zo konden we niet alleen de data in beeld brengen maar ook de behoeften van de verschillende besturen bundelen. De gegevens van de regionale SPP maken de strategische personeelsplanning makkelijker bespreekbaar. De rode draad bleek het mobiliteitsvraagstuk te zijn: hoe zorg je dat mensen die nu bovenformatief zijn, in beweging komen om bij een ander schoolbestuur aan de slag te gaan? Hoe zorg je dat leidinggevenden over gesprekstechnieken beschikken om dat stuk mobiliteit te bespreken? Dat soort cruciale vragen kun je bij de ingeplande bestuursoverleggen al op tafel leggen. Tijdens deze overleggen komen ook de contouren voor het Regionaal Loket in beeld: hoe regel je de zij-instroom, hoe zorg je voor duurzame inzet en welke samenwerking is nodig met de opleidingsinstituten en het bedrijfsleven?”
Uit de regionale SPP is een rapport voortgekomen waarbij voor elk vak een compleet beeld is geschetst en twee lijnen zijn uitgezet voor de korte en lange termijn. “Als je de regionale gegevens over elkaar heen legt, dan kun je enkele hiaten op de korte termijn opvullen met mobiliteit”, zegt Lieke Kwantes. “Maar er zijn ook gaten die niet met mobiliteit op zijn te lossen, denk aan de tekortvakken en de praktijkvakken op het mbo en vmbo, maar ook een vak als informatica of maatschappijleer blijkt kwetsbaar bij uitstroom van bepaalde docenten.”
Vervolgstappen
Om de vervolgstappen van de regionale SPP en de inrichting van het regionale loket goed te stroomlijnen, zijn de schoolbesturen opgedeeld in twee groepen: drie besturen concentreren zich vanaf nu met de projectgroep op mobiliteit op de korte termijn en drie besturen pakken de tekorten op de lange termijn aan, met de focus op 2027. Lieke Kwantes: “We hebben als laatste ook een koppeling gemaakt met de provinciale gegevens van het Scenariomodel-VO en dan zie je bijvoorbeeld dat de hele provincie op termijn kampt met een tekort aan docenten Frans en Duits. Dat soort kwesties kun je nu tijdig met de opleidingsinstituten overleggen. Ook kun je inzetten op het halen van een extra of hogere bevoegdheid omdat daar op lange termijn gaten vallen. De regionale cijfers uit het Scenariomodel-VO geven bijvoorbeeld ook inzicht aan de betrokken decanen zodat zij de nieuwe aanwas kunnen sturen en zo werk je stap voor stap aan een meer solide toekomstbeeld voor de regio.”
Scherp stellen
Lieke Kwantes adviseert om twee keer per jaar een regionale SPP te maken en indien nodig in de samenwerking van grof naar fijn te werken. “Je werkt tenslotte met prognoses van leerlingaantallen en personeelsverloop die gaandeweg kunnen veranderen. Bovendien is het een mooie aanleiding om met elkaar in gesprek te blijven.” Regio Zaanstreek-Waterland organiseert in het najaar weer een regionale SPP en in maart 2022 ter voorbereiding van de formatie voor het schooljaar 2022-2023. Zaanstad- Waterland is een redelijk kleine regio en de schoolbesturen en HR afdelingen weten elkaar nu goed te vinden voor samenwerking. “Onze regio is met zes besturen en een koppeling met het mbo eigenlijk ideaal om de komende twaalf jaar in beeld te brengen met het Scenariomodel-VO. Bij grotere regio’s kan het iets ingewikkelder zijn. De meeste tijd zit in het invoeren van de data en dat wordt iedere keer eenvoudiger. Wij kunnen met de eerste resultaten al heel concreet aan het werk om het Regionaal Loket goed in te zetten”, zegt Lieke Kwantes die samen met een nog aan te nemen onderwijsrecruiter voor de regio de taken van het Regionaal Loket op zich neemt. “Vanaf augustus zullen we de eerste activiteiten van het digitale en fysieke loket lanceren.”
