Stichting Carmel College stelt RI&E voortaan centraal op

“Centrale inzichten zorgen ervoor dat we meer sturing kunnen geven”

Elke schoolorganisatie kent de wettelijke verplichting tot het opstellen van de risico-inventarisatie en -evaluatie, de RI&E. Hoewel de RI&E het belangrijkste document is voor het arbobeleid, wordt het opstellen ervan vaak gezien als een ‘moetje’. Stichting Carmel College heeft besloten om de RI&E voortaan centraal aan te pakken voor haar 44 schoollocaties. “We hebben het opstellen van de RI&E uitbesteed en gemoderniseerd waardoor we meer inzicht krijgen en op verschillende niveaus sturing kunnen geven. Door gezamenlijk te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving, hebben we het stof van de RI&E af kunnen blazen.”

De Arbowet verplicht scholen om een actuele RI&E te hebben voor een veilige en gezonde werkomgeving. De 12 schoolbesturen van de Stichting Carmel College verzorgden dit tot nog toe ieder voor zich. “Het was een decentrale aangelegenheid en kostte onnodig veel tijd”, zeggen Sandra Kronenberg, HR-adviseur en Ron van Dam, adviseur facilitair en inkoop van de stichting. “Bovendien wisselde de kwaliteit van de RI&E’s heel erg en was het moeilijk om centrale data uit de gegevens te halen. We hebben het opstellen van de RI&E nu centraal aangepakt en uitbesteed aan een externe partij, een leuk traject dat we met een groep betrokken medewerkers hebben vormgegeven. Het proces is nu eenvoudiger gemaakt en gedigitaliseerd, met sterke resultaten en data waarop je beleid kan maken.”

Winst door harmonisatie
Om te weten hoe de stichting nu eigenlijk met het arbobeleid omging, onderzochten Kronenberg en Van Dam in 2022 de status van de RI&E van de betrokken schoolbesturen. “We kwamen erachter dat uit de bestaande gegevens geen centraal inzicht kon worden verkregen”, vertelt Ron van Dam. “Ieder schoolbestuur voerde om de vier jaar een RI&E uit, zoals we op Carmel-niveau hebben afgesproken, maar bijhouden en actueel houden was een tweede. Het plan van aanpak verdween vaak in een lade. En de grote thema’s kregen wel aandacht, maar ook de kleine topics moeten opvolging krijgen. Daarnaast is de uitvoering op schoolniveau niet handig; ieder vroeg zijn eigen offertes aan en werkte met verschillende leveranciers. De sturing en monitoring kostte te veel tijd en harmonisatie zou veel winst opleveren.” 

Betrokken disciplines
Voor de harmonisatie van de RI&E’s heeft de stichting gebruik gemaakt van de Arboscan-VO van Voion. Sandra Kronenberg: “Omdat het de eerste keer was dat we dit digitaal zouden verwerken, hebben we de Arboscan-VO bij één school uitgevoerd om te testen. De positieve resultaten hebben we in een gezamenlijk overleg toegelicht en dat was het startpunt.” Bij het traject waren niet alleen Sandra Kronenberg en Ron van Dam betrokken vanuit hun specialisaties in HR en facilitair & inkoop, maar ook de collega’s die uiteindelijk met de RI&E en het plan van aanpak zouden werken. “De combinatie van een Arbospecialist op sociaal en fysiek vlak is cruciaal. Daarnaast is er natuurlijk kennis van aanbesteden nodig om het inkoopproces goed te laten verlopen. We startten het proces met een Europese aanbesteding en hebben goed nagedacht over de disciplines die nog meer rond de tafel moesten zitten om het plan van eisen op te stellen. Denk aan degenen die bij de uitvoering op de locaties betrokken zijn, zoals de preventiemedewerkers en teamleiders. Uiteindelijk hebben we met zeven man de aanbestedingsdocumenten opgesteld en de verschillende disciplines waren hierbij zoveel mogelijk vertegenwoordigd.”

Doordacht draaiboek
In de aanbestedingsdocumenten moest het eigen beleid naar een duidelijke opdracht worden vertaald. “We besloten om de RI&E én de uitvoering door een externe partij te laten doen, ook om geen last te hebben van onze eigen blinde vlekken. We stelden in ieder geval vast dat de cyclus van vier jaar moest worden aangehouden, dat de data in het Arbo Management Systeem (red. de online omgeving met o.a. de Arboscan-VO, het plan van aanpak en ongevallen- en incidenten registratie) moet worden verwerkt en inzichtelijk kon worden gesteld op verschillende niveaus binnen de organisatie om het hele proces te borgen en administratief op orde te brengen. Bovendien wilden we een langdurige samenwerking aangaan”, zegt Ron van Dam. De externe partij die voor de opdracht werd aangenomen, is inmiddels een aantal maanden bezig bij één school en ontwikkelt een goed doordacht draaiboek dat bij alle besturen kan worden uitgerold. Doelstelling is om in 2025 alle RI&E’s actueel en in het nieuwe Arbo Management Systeem te hebben staan.
Sandra Kronenberg: “We zijn continu bezig om het arbobeleid te upgraden en waar nodig te centraliseren. Parallel aan het RI&E-traject, loopt een onderzoek naar psychosociale arbeidsbelasting. Dat is een verdiepend onderzoek op de RI&E. Vanuit de overheid en Nederlandse Arbeidsinspectie is er ook veel aandacht voor, dus we willen goed zicht hebben op de manier waarop wij omgaan met psychosociale arbeidsbelasting. Het verdiepende PSA-onderzoek is uitbesteed aan de arbodienst.”

Ontzorgen
Er was niet veel overtuigingskracht nodig om alle schoolbesturen warm te maken voor de centralisatie van de RI&E’s, zegt Ron van Dam. “Het uitvoeren van de RI&E werd gezien als een last en harmonisatie betekent een vereenvoudiging van het werkproces. Het was meer een uitdaging om iedereen duidelijk te maken waar we exact ‘ja’ op zeiden. Er ontstaat op verschillende niveaus inzicht, er is een mogelijkheid om centraal te sturen en je moet de interne organisatie goed op orde hebben. Nu het formeler is vastgelegd, zijn de rollen ook beter belegd en iedereen weet beter wat er verwacht wordt. Daardoor is er ook meer bewustwording door de hele organisatie. We zijn met z’n allen verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving, waardoor we ook beter onderwijs kunnen geven.” Volgens Sandra Kronenberg wordt de centralisatie als ontzorgend ervaren. “Het is niet de bedoeling dat we alle acties uit de plannen van aanpak gaan controleren, maar op bestuurlijk niveau inzicht krijgen.”

Effect harmonisatie
Het effect van de harmonisatie van de RI&E’s is nu al tastbaar, vertelt Ron van Dam. “Er is een reductie in leveranciers, we kopen centraal in en dat levert veel tijdswinst op. Op de lange termijn krijgen we meer grip en regie op de Arbozaken. We ontvangen periodiek managementinformatie, die duidelijk moet maken welke trends en prioriteiten er zijn. Ook geeft het ons inzicht in veel voorkomende vraagstukken waarop we centraal beleid kunnen afstemmen.” Stichting Carmel College kwam in het proces naar centralisatie weinig struikelblokken tegen. Van Dam: “Het is belangrijk dat je de tijd neemt voor het aanbestedingsproces, want dan krijg je de behoeften van de hele organisatie scherp op papier. Zorg dat de basisstructuur goed op orde is, geef voldoende aandacht aan de implementatie, verzorg informatiesessies en zorg dat bijvoorbeeld de preventiemedewerkers weten wat er van hen wordt verwacht. Ook een goed doordacht draaiboek dat aansluit op de praktijk is cruciaal. En als je vat wil hebben op je Arbo Management Systeem, beperk dan het aantal medewerkers dat ermee werkt – bijvoorbeeld tot het niveau preventiemedewerker.” Sandra Kronenberg: “Communiceer ook vanuit de positieve meerwaarde: ontzorging en meer overzicht en inzicht. Er gebeurt heel veel rond medewerkers, dus probeer het te integreren. Zo koppelen we PSA aan de RI&E, maar ook aan de medewerkers-tevredenheidsonderzoeken. Maak helder hoe dingen zich ten opzichte van elkaar verhouden want veel medewerkers vinden arbo een ingewikkeld en saai onderwerp. Met de centralisatie en modernisering van onze RI&E’s hebben wij het stof eraf geblazen, het was een leuk en breed gedragen traject.”