“Zonder strategische blik word je sluipenderwijs elkaars concurrent”
Net als in vele regio’s, daalt het aantal leerlingen in de RAP-regio Nijmegen de komende drie jaar fors. Voormalig hoofd P&O van Alliantie VO Nijmegen en Land van Maas en Waal Ronald Bertram en projectleider RAP-regio Nijmegen Robert Jacobs: “Voor toekomstbestendig onderwijs moet je als schoolorganisatie steeds meer mensgericht en strategisch handelen met een vooruitziende blik. Onze RAP-regio pionierde daarom al vroeg met strategisch hrm en strategische personeelsplanning (SPP).”
De VO Campus Nijmegen (voorheen Alliantie VO en Scholengroep Rijk van Nijmegen), het bestuursbureau van 14 VO-scholen, begon al in 2010 de leerlingenpopulatie, begroting, verdeling van de docenten en de ontwikkelingen op regionaal en wijkniveau in beeld te brengen. Daardoor richtte de RAP-regio Nijmegen zich al op SPP voordat het een verplichting werd voor alle regio’s. Sleutelfiguur in deze ontwikkeling is Ronald Bertram, voormalig hoofd P&O en bestuursbureau van Alliantie VO Nijmegen, die zich samen met de financieel manager van het bureau op strategisch HRM richtte. “De cijfers die tot dan toe bekend waren, waren regionaal geënt terwijl een school de wijken als voedingsgebied heeft. Als een wijk vergrijst, heeft dat een groot effect op een school. Met het in kaart brengen van de natuurlijke uitstroom van docenten, de aanwas van nieuwe leerlingen en docenten, de docent leerlingen ratio en diverse variabelen, kun je een deel van de problemen voor zijn. Zo zagen we dat het tekort aan eerstegraads docenten een groot probleem zou vormen en dat de tekorten die een tijd geleden in de Randstad speelden, ook deze kant op komen. Met strategisch personeelsbeleid kun je anticiperen op een situatie over drie of vier jaar, bijvoorbeeld door huidige docenten over te halen om voor eerstegraads door te studeren of een tweede bevoegdheid te halen en gericht zij-instromers te werven.”
Kwalitatieve kaders bepalen
De VO Campus Nijmegen had al een deel van de regio goed in beeld gebracht en de RAP besloot zo’n 4,5 jaar geleden om dat uit te breiden naar de gehele regio. Bijzonder is dat de RAP-regio Nijmegen hiermee eerst het kwalitatieve gedeelte (strategisch HRM) oppakte en daarna het kwantitatieve (strategische personeelsplanning), terwijl dat in de praktijk meestal andersom gebeurt. Ronald Bertram en Robert Jacobs: “Wij zien dit als een logische volgorde. Je gaat uit van de redenatie dat je de juiste medewerkers wilt behouden en aantrekken. Dan wil je niet alleen weten wanneer iemand met pensioen gaat, maar ook waarom mensen bijvoorbeeld vroegtijdig uitstromen, of je een vacature hebt in een stedelijk gebied of juist niet en hoe de demografie van een wijk eruitziet. We wilden eerst de kwalitatieve kaders bepalen voordat we koppen gingen tellen.”
Samenwerken of concurreren
Inmiddels brengt de RAP-regio Nijmegen jaarlijks de SPP van de betrokken schoolbesturen met 18 scholen en ongeveer 3.000 medewerkers in beeld. Robert Jacobs: “De aanloop voor de basis is eenvoudig: je haalt de gegevens uit de salarisadministratie en om het beeld compleet te maken, heb je ongeveer een schooljaar nodig. Het gaat bij een regionale SPP meer om de bereidheid van scholen om deze gegevens te delen. Dat hebben we voor elkaar gekregen door de data die we al hadden, inzichtelijk te maken voor de andere schoolbesturen. En door aan de scholen duidelijk te maken dat je sluipenderwijs elkaars concurrent wordt als je geen strategische blik ontwikkelt. Een groot voordeel van deze gezamenlijke aanpak is dat je vacatures op verschillende scholen kunt combineren en kandidaten op die manier een steviger contract kunt aanbieden waardoor ze voor de regio behouden blijven. Bovendien; als ik nu weet dat iemand over twee jaar weggaat en ik heb een vacature voor 0,3 fte, dan bind ik liever iemand voor 0,8 fte aan mijn school of regio om problemen in de toekomst te voorkomen. Zo kun je ook de financiën in beeld brengen; ben ik bereid daarin te investeren? De schoolwereld leefde voorheen van augustus tot augustus en richt het schooljaar steeds opnieuw in. Nu hebben we te maken met een nijpend personeelstekort, er is een leerlingendaling en over drie jaar neemt de grijze uitstroom toe. Helaas kun je die ontwikkelingen niet een op een op elkaar leggen. Vergrijzing is structureel, maar het leerlingenaantal neemt op termijn weer toe - in 2032 is het aantal leerlingen weer op het peil van 2014 - en daarop moet je anticiperen. Een oplossing ligt in de mobilisatie van docenten en hechte samenwerking tussen de scholen.”
Robert Jacobs: “In de regio Nijmegen is het geen toeval dat bij de laatste meet & greet met kandidaten uit het zij-instroomtraject Leraar in Nijmegen acht docenten Nederlands en zeven docenten wiskunde aanwezig waren. Daar sturen we met onze campagnes bewust op. Je zag in de krant onlangs het bericht dat er binnenkort een tekort is aan feitelijk alle docenten, daar wijzen we ook al een paar jaar op maar het urgentiebesef begin sinds dit schooljaar te landen in scholen. Als bijvoorbeeld een zij-instromer mee wil lopen om te kijken of hij docent Duits wil worden, zeiden een jaar geleden sommige scholen nog gerust dat ze geen docent Duits nodig hebben. Als je geen strategische aanpak hanteert, waar werf je dan op?”
Noodzaak uitleggen
Dankzij de strategische samenwerking trekken scholen nu veel eerder bij elkaar aan de bel om vacatures te combineren in plaats van zelf een vacature voor een beperkt aantal uren te plaatsen. Ronald Bertram: “Het is niet ideaal om de uren van een docent over meerdere scholen te verdelen, maar we zien het als een voorloper om het later structureel te regelen, ervoor te zorgen dat die persoon op termijn op één school werkzaam is. Er zijn maar weinig docenten die het aantrekkelijk vinden om op meerdere scholen tegelijk te werken. Op het bestand van 1.200 medewerkers van destijds Alliantie VO Nijmegen vonden 5 docenten dit ideaal. Docenten zijn leerlinggedreven en als je de noodzaak goed uitlegt, zien zij dat we elkaar op die manier kunnen helpen.”
Nieuwe bronnen aanboren
Bij een strategische aanpak behoort ook een sterke visie op zij-instromers. Robert Jacobs: “We moeten steeds meer gebruik gaan maken van zij-instromers, niet als lapmiddel maar vanuit een strategische visie. De docenten die nu nieuw worden aangenomen, komen merendeels van een andere school dus we vissen met z’n allen uit dezelfde vijver. Als je SPP grondig aanpakt, zie je dat je een nieuwe bron aan moet boren. Je zou de hbo/wo geschoolde zij-instromers meer op hun talent kunnen beoordelen. Schoolbesturen die meer in kansen en mogelijkheden denken, weten zij-instromers beter aan zich te binden. Met de inzichten die wij verzameld hebben, kun je besturen op basis van harde cijfers overhalen om accenten te verleggen.”
Management en ondersteunend personeel
Dankzij de grondige strategische analyse van de RAP-regio Nijmegen, hebben de schoolbesturen niet alleen het verloop van de docenten in beeld, maar ook van het ondersteunend personeel en management. Robert Jacobs: “Binnen zes jaar stroomt in onze regio 8 fte aan directie uit, dat heb je niet zomaar opgevuld dus daar moet je op tijd naar handelen. Ook het ondersteunend personeel wordt door de vergrijzing een uitdaging, dus we hebben onze laatste campagne voor het eerst ook gericht op mbo-4 studenten die klassenassistent kunnen worden.” Ronald Bertram: “We hebben een goede band met de lerarenopleiders en het mbo, zodat je ook hen mee kunt nemen in de SPP. Bijvoorbeeld bij de vraagstukken `hoeveel nieuwe docenten of klassenassistenten worden er opgeleid’ en `hoe kunnen we hen voor de regio behouden’?”
Stevige HRM’ers nodig
Om te zorgen dat strategisch HRM en het behoud van medewerkers in de hele schoolorganisatie gaat leven, heb je volgens Bertram en Jacobs stevige HRM’ers nodig die strategisch nadenken over de lange termijn en problemen in hun organisatie durven te benoemen. Robert Jacobs: “We verzorgen informatietrainingen voor HRM’ers en helpen hen om de directies te overtuigen zodat de strategische vraagstukken naar de medewerkers gekoppeld kunnen worden. Dan zien docenten bijvoorbeeld het belang van mobilisatie of zij-instroom in en zijn zij eerder geneigd om wat uren op een andere school te draaien of een zij-instromer te begeleiden als buddy.”
Verdieping aanbrengen
De invulling van het strategisch HRM en de strategische personeelsplanning die daaruit voortvloeide, hoeft voor de RAP-regio Nijmegen nu alleen nog maar bijgeschaafd te worden, vertellen Bertram en Jacobs. “We willen nog meer verdieping aanbrengen, hoe ziet het ziekteverzuim er per vak uit, is dat structureel en welke indicatie geeft het? We integreren de data van de lerarenopleiders, maar richten ons ook op de vraag hoeveel studenten afhaken, of kiezen voor een baan buiten het onderwijs. En welke eisen stelt de nieuwe generatie Z op werkgebied, willen zij bijvoorbeeld wel fulltime werken? Door dit soort kwalitatieve data zie je waar de rode vlaggen zich bevinden en die problemen proberen we voor te zijn. Deze langetermijnvisie kun je steeds verder uitbouwen. In feite is de investering in strategisch HRM en SPP voor elke school inmiddels een noodzaak, want er zijn flink wat uitdagingen die we het hoofd moeten bieden.”