Van een eigen veiligheidsbeleid per school naar een integrale Kaderregeling Veiligheid voor de gehele stichting. SVO|PL werkt er al enkele jaren aan. Hoe zorg je er nu voor dat het veiligheidsbeleid geen papieren tijger wordt, maar een praktisch document dat leeft binnen de organisatie? Met die vraag klopte de stichting aan bij Voion.
SVO|PL is een scholenstichting met acht middelbare schoollocaties in de regio Parkstad Limburg. Sinds 2010 heeft de regio te maken met bevolkingskrimp, wat ook zijn weerslag heeft op de scholen zelf. Dat vraagt om een andere, meer efficiënte manier van organiseren. “In plaats van elke school alles afzonderlijk te laten doen, regelen we nu veel meer zaken centraal”, legt Marjon Epema, directeur van het bestuursbureau uit. Dat geldt ook voor het veiligheidsbeleid, waar zowel sociale als fysieke veiligheid onder vallen. “We hebben ervoor gekozen om dit centraal op te pakken, zodat scholen niet steeds zelf het wiel hoeven uit te vinden. Integrale afspraken zijn bovendien handig als personeel van school wisselt.”
Integrale kaderregeling
De weg naar een centraal beleid was niet makkelijk. Facilitair coördinator Ties Curfs: “We zijn begonnen met het verzamelen van alle bestaande documenten en protocollen. Daaruit hebben we de ‘best practices’ gehaald die als basis zouden kunnen dienen voor het centrale beleid. We liepen echter al snel tegen het probleem aan dat je als organisatie de neiging hebt om alle mogelijke scenario’s dicht te timmeren. Dat is niet te doen en leidt bovendien tot een enorme hoeveelheid protocollen. Daar heeft uiteindelijk niemand iets aan. Op advies van Voion zijn we begonnen met het terugbrengen van de protocollen tot duidelijke kaders. Hierdoor staan in de Kaderregeling Veiligheid de belangrijkste afspraken beknopt beschreven. Deze geven voldoende handvatten om bij specifieke situaties de juiste beslissingen te kunnen nemen. Een voorbeeld is pesten. We hebben daar nu één protocol voor, dat zowel voor offline als online pesten geldt.”
Preventiemedewerkers als ambassadeurs
Om centraal beleid te laten werken, is het belangrijk dat de scholen zelf ook nauw betrokken zijn en blijven bij de kaderregeling. Vera Heijenrath, sectordirecteur en preventiemedewerker van een van de scholen, vertelt: “Elke school heeft minimaal één preventiemedewerker, die een aantal uren per jaar heeft om aan het veiligheidsbeleid te werken. De preventiemedewerkers zijn betrokken bij het opstellen van de kaderregeling, zijn verantwoordelijk voor de locatie-eigen onderdelen én fungeren als ambassadeurs van het beleid binnen de scholen. Vier keer per jaar komen alle preventiemedewerkers bij elkaar. We bespreken dan met ze hoe het gaat, waar ze nog ondersteuning kunnen gebruiken en wat er in de komende periode moet gebeuren. Daarnaast is veiligheid een vast agendapunt in het directeurenoverleg. Zo zorgen we ervoor dat dit onderwerp ook bij hen op het netvlies blijft én dat de preventiemedewerkers op de steun van de directeuren kunnen rekenen wanneer dat nodig is.”
Goede communicatie
Veiligheid is niet alleen een zaak van preventiemedewerkers, directeuren en het bestuursbureau. Ook alle andere medewerkers moeten op de hoogte zijn van het beleid en de protocollen. “Je kunt natuurlijk niet verwachten dat iedereen alle protocollen uit zijn hoofd kent”, aldus communicatiemedewerker Dio Bos, “maar het is wel belangrijk dat iedereen weet dat ze er zijn, waar je ze kunt vinden en bij wie je terecht kunt als er iets is, bijvoorbeeld bij de pestcoördinator.” Daarvoor heeft het bestuursbureau een aantal acties ondernomen. Dio: “Alle protocollen zijn makkelijk terug te vinden op intranet, nieuwe medewerkers worden erover geïnformeerd tijdens hun introductie en in functioneringsgesprekken krijgt veiligheid structurele aandacht. Dit schooljaar besteden we extra aandacht aan de communicatie over veiligheid. We hebben onder andere presentaties gemaakt die de preventiemedewerkers op hun eigen school kunnen geven over dit onderwerp. Ook plaatsen we regelmatig berichten op intranet of in nieuwsbrieven, vaak over actuele veiligheidsonderwerpen. Denk aan een artikel over de Week tegen het Pesten. We zoeken verder naar momenten waarop het gesprek met medewerkers kan worden aangegaan, zoals studiedagen of teamvergaderingen. Dit is een van onze belangrijkste doelstellingen dit schooljaar.”
Overzichtelijk en behapbaar
Inmiddels zijn er flinke stappen gezet: de Kaderregeling Veiligheid en locatie-eigen protocollen zijn klaar, de RI&E’s zijn uitgevoerd en de bijbehorende plannen van aanpak zijn goedgekeurd. Nadine Latiers, P&O-adviseur en arbocoördinator: “Echt klaar zijn we natuurlijk nooit, je moet beleid en protocollen altijd actueel houden en het gesprek blijven aangaan. Door de manier waarop we het nu hebben opgezet, gaat dit wel een stuk makkelijker. Wij geven de kaders en aandachtspunten aan, de scholen vullen het verder in. Zo blijft het voor iedereen overzichtelijk en behapbaar. Je ziet dat de preventiemedewerkers er steeds meer handigheid in krijgen. Ze zoeken elkaar ook vaker op om tips en ideeën uit te wisselen. Kortom, we merken dat iedereen er veel actiever én op een positieve manier mee bezig is. En minstens zo belangrijk, het zorgt voor meer veiligheidsbewustzijn bij alle medewerkers binnen onze stichting.”
Schoolvoorbeeld
De aanpak van SVO|PL is ook als schoolvoorbeeld opgenomen in de Arbocatalogus-VO. Wilt u meer weten over de integrale Kaderregeling Veiligheid van SVO|PL? Lees dan de tips in het schoolvoorbeeld Van veiligheidsbeleid per school naar integrale Kaderregeling Veiligheid