Docenten Haarlem College ‘shoppen’ hun taken op een activiteitenmarkt
Hoe kunnen de neventaken van docenten beter worden ingevuld zodat daar minder energie weglekt? Het Haarlem College onderzocht deze vraag met de pilot ‘Werkbalans: naar een effectiever taakbeleid’. “De pilot sluit perfect aan op activiteiten die we zelf al hadden opgezet; we wilden namelijk al langer af van het uren schrijven en de inklok-mentaliteit die het beleid met zich meebrengt”, vertellen Karin Rook, Nikkie van de Pol en Marc Teulings van het Haarlem College.
Uit een werkdrukonderzoek van TNO blijkt dat het taakbeleid bij veel docenten voor een gevoel van werkdruk zorgt. Bij het docentschap horen een aantal taken die niet tot de kernactiviteit horen, maar nu eenmaal wel moeten gebeuren. Sommige taken worden met plezier uitgevoerd, terwijl andere activiteiten energie vreten en het gevoel van werkdruk verhogen. Hoe krijg je het taakbeleid beter in balans, niet alleen kwantitatief maar vooral ook kwalitatief? Hoe zorg je ervoor dat de juiste taak bij de juiste persoon terechtkomt en dat ieder het gevoel heeft dat de werkzaamheden evenredig verdeeld worden?
Kruideniersmentaliteit tegengaan
Bij het Haarlem College bestond voor de start van de pilot in 2019, al een werkgroep die zich bezighield met het opzetten van een nieuw taakbeleid; de werkgroep Her-Ontwerp Taakbeleid. In dit HOT-team waren het management, de mr en docenten vertegenwoordigd en zij konden direct instappen bij het pilotproject. “Eigenlijk zijn we al sinds het ontstaan van het taakbeleid op zoek naar een eigen invulling daarvan”, zegt Teulings, die al 40 jaar in het onderwijs werkt waarvan ruim 10 jaar als directeur van het Haarlem College. “Het viel mij bij een andere schoolgemeenschap al op dat het huidige taakbeleid een soort kruideniersmentaliteit in de hand werkt. Het gaat er namelijk vanuit dat elke klus in tijd omgezet kan worden. Het is redelijk uniek om als school het taakbeleid anders aan te pakken, velen denken dat het een soort heipaal is die je niet kunt veranderen. Wij wilden het afpellen en met een nieuw beleid dat beter bij onze visie past, talenten vasthouden, ontwikkelen en aantrekken.”
Korrel zout
De meestgestelde vraag bij het verdelen van de taken, is ‘hoeveel uur krijg ik daarvoor’ en dat zijn er dan ook altijd te weinig, meent Teulings. “Aan de andere kant werkte het uren tellen ook niet voor de medewerkers”, zegt Nikkie van de Pol, docent bij het Haarlem College en voorzitter van de mr. Samen met teamleider Karin Rook was zij vanaf het begin bij het HOT-team betrokken. “De inklok-mentaliteit werkt niet binnen een school. Je kunt als mentor bijvoorbeeld niet zeggen dat je taakuren erop zitten en het mentoraat staken. Bovendien is het heel persoonsgebonden; een taak die jou niet goed ligt, kost veel meer energie en tijd.” Marc Teulings: “Het taakbeleid kwantificeert iets wat eigenlijk niet te kwantificeren valt. Daarom namen wij het uren tellen al vrij snel met een korrel zout, maar dan ontstaat een grijs gebied dat ook alle goede bedoelingen van medewerkers doodslaat.” Karin Rook zoekt het genuanceerde midden op: “Medewerkers worden ook onrustig als er nog ruimte is: hoe moeten ze die overgebleven uren invullen? Bovendien was niet duidelijk welke taken er exact binnen onze school zijn en wat deze inhouden. Als je eenmaal een taak had, dan bleef je die jarenlang uitvoeren, waardoor er geen roulatie ontstond. Alle leden van de werkgroep wilden echt naar een systeem waarin teamspirit en werkplezier de boventoon voeren en het tellen van uren tot het verleden behoort.”
Teamspirit en werkplezier
Uit een enquête van het HOT-team bleek dat de docenten van het Haarlem College het taakbeleid met een 6 waardeerden. Niet slecht, maar zeker ook niet goed of een teken van werkplezier. De kernwaarden die volgens de medewerkers centraal moeten staan bij een andere invulling van het taakbeleid, zijn waardering, talent, samenwerking, transparantie, gelijkwaardigheid, maar vooral vertrouwen. Marc Teulings: “Binnen de discussie over werkdrukverlichting wilden we graag een meetinstrument aan het taakbeleid koppelen. We hebben als HOT-team eerst een eigen visie en missie voor dit beleid ontwikkeld die bij het profiel van onze organisatie past. In dat nieuwe beleid spreken we van werkverdeling in plaats van taakverdeling. Deze werkverdeling moest in samenspraak worden gecreëerd en duidelijk worden gecommuniceerd.” Karin Rook: “Het HOT-team wilde het liefst al het werk op tafel leggen en daarna samen verdelen. We willen als school goed onderwijs geven en een uitgangspunt daarbij is dat iedereen zijn werk naar behoren doet, dat we elkaar steunen, helpen en dat ieder gefaciliteerd wordt om zich te ontwikkelen.”
Breed gedragen
Het team was een half jaar bezig toen Voion liet weten dat zij een pilotschool zochten. Als pilotschool kon het Haarlem College ook meedenken aan de procesaanpak en de digitale tool Balans in Onderwijstaken (BIONT) die taken en voorkeuren aan elkaar koppelt. Het bleek daarbij belangrijk dat ook de mr vanaf de eerste gedachte werd meegenomen zodat ook zij zien hoe democratisch, met een ruime meerderheid van de docenten, en gelijkgestemd stappen worden genomen. In feite zijn de belangen ook gelijk met die van de mr als je een werkverdeling zoekt die breed gedragen wordt door de hele organisatie.
Praatplaten
Met de praktische digitale tool, ontwikkeld door TNO, kon de werkgroep prima uit de voeten. “We hebben met TNO de werkverdeling in 36 activiteiten opgedeeld, de omschrijving van de taken duidelijk ingevoerd en het hele docententeam heeft de vragen ‘doe ik het, wil ik het, kan ik het en krijg ik er energie van’ ingevuld. Daarmee krijg je inzicht in de kennis die je al in huis hebt, waar nog training vereist is en waar energie weglekt”, zegt Karin Rook. De uitslag resulteerde in een individuele praatplaat en een geanonimiseerd schoolbreed beeld. Bij elke activiteit wordt duidelijk wie het kan of wil en docenten kregen een persoonlijk overzicht: hoe sta ik eigenlijk in de dingen die ik doe? Marc Teulings: “We stelden ons bij activiteiten die veel energie kosten, de vraag of we het nodig hebben of dat we het doen omdat we het altijd zo deden. Welke activiteiten kunnen we bijschaven, automatiseren, uitbesteden of loslaten? We hebben bijvoorbeeld een toetssysteem losgelaten en de 8 uur opvang en pauzesurveillance heel anders geregeld. Aan de andere kant is het geweldig om te zien dat 93% van onze docenten energie krijgt van de kernactiviteit lesgeven en ook het mentoraat scoorde met 79% hoog in werkplezier. Voor een brede vmbo-school een hele mooie score!”
Activiteitenmarkt
Met het inzicht in taken en energielekken, ging de werkgroep op zoek naar een methode om het werk samen te verdelen. Ze hielden brainstormsessies met Voion en YouFacilitate om tot een goede methodiek van verdeling te komen. “Uiteindelijk zijn we op het idee gekomen van een markt, met 36 kraampjes die ieder voor een activiteit staan. Onze docenten kunnen op die markt naar activiteiten shoppen. We creëerden een plankje waarop met blokken eerst je eigen werksituatie wordt ingevuld. De rest van het plankje kon gevuld worden met activiteiten die je volgend jaar leuk vindt om te doen of nog graag wilt leren. De docenten kozen eerst de activiteiten binnen hun eigen vakgroep en daarna de schoolbrede activiteiten. Het plankje mag uiteindelijk te vol of juist wat leger zijn, het gaat om de voorkeuren. Omdat we op basis van vertrouwen en transparantie het werk verdelen, hebben we afgesproken om elkaar de ruimte te geven. Vervolgens gaat elke docent met de teamleider in gesprek: heb je voldoende ruimte voor deze activiteit en wat heb je nodig om het goed uit te voeren.” De markt werd eerst live getest, maar door corona werd de uiteindelijke versie in april 2021 digitaal georganiseerd”, vertelt Nikkie van de Pol. Maar wat gebeurt er als er activiteiten op de markt blijven liggen? Of als te veel mensen zich op dezelfde taak willen storten? Karin Rook: “Als er taken bleven liggen, dan ging er op de markt een mededeling uit: wie neemt de pauzesurveillance? Omdat je veel meer in gesprek komt over de werkverdeling, lost dat zich vaak op een natuurlijke manier op. Er waren nog wel knelpunten bij taken die veel expertise vereisen of waarmee een docent nauw verweven is, en we hebben besloten om daar een stap terug te doen en die taak voorlopig niet te verdelen. Het gesprek over de werkverdeling na het shoppen willen we nog wel aanscherpen.”
Dynamiek veranderd
Marc Teulings: “We hebben uiteindelijk veel verrassende keuzes gezien en de dynamiek rondom het taakbeleid is heel positief veranderd. We controleren elkaar niet, maar tonen interesse om te zien of een collega nog iets nodig heeft om zijn activiteit uit te voeren. Sterker nog, we zien nu dat als iemand vastloopt, collega’s het onderling oplossen omdat het beleid veel opener is. De komende jaren zullen veel activiteiten op de markt komen, behalve de meer specialistische activiteiten die bijvoorbeeld gebaat zijn bij een vast gezicht. Een sterke bijvangst is dat je dankzij het schoolbrede plaatje kunt zien waar een meelooptraject of nog training vereist is, die we via ons eigen trainingscentrum van de Dunamare Scholengroep kunnen aanbieden.”
Uit de evaluatie die na de activiteitenmarkt en de verdeelgesprekken werd gehouden, bleek dat veel medewerkers enthousiast zijn over de nieuwe aanpak. En er zijn enkele aandachtspunten, waar de werkgroep prima mee uit de voeten kan. “De eerste hobbels zijn genomen en nu kunnen we het verder inbedden. De werkverdeling is zo ingericht dat we er jaarlijks mee aan de gang kunnen en uiteindelijk moet het een automatisme worden”, legt Nikkie van de Pol uit.
Systematiek werkt
Marc Teulings: “We ervaren dit jaar in de praktijk dat de systematiek werkt. Het is nog te vroeg om te zien wat het met werkdrukverlichting doet. Maar als je een gemeenschap ontwikkelt waarin iedereen werk doet waaraan hij plezier beleeft en de klussen die nu eenmaal moeten gebeuren, door iedereen gelijkelijk gedragen worden, dan zou je dat terug moeten zien in een komend werkdrukrapport. En het heeft natuurlijk ook een relatie met ziekteverzuim. Onze medewerkers hebben hun virtuele bordje niet te vol en ze hebben zelf extra werkzaamheden gekozen die plezier geven of een uitdaging met zich meebrengen en dat hoop ik terug te zien in de werktevredenheid. Het mooie vind ik dat de werkgroep zelf een prachtig voorbeeld bleek: we komen al drie jaar elke vrijdag bij elkaar en niemand is op het idee gekomen om daar uren voor te schrijven. Als je met iets bezig bent wat je leuk vindt, dan verlies je de tijd en krijg je energie. Dat sterkt mijn geloof: dit is de manier.”
Vermenigvuldigbaar stramien
Marc Teulings, directeur Haarlem College, is betrokken bij een aantal netwerken waarin schooldirecties, besturen en diverse onderwijsorganisaties samenkomen. “Bij elke bijeenkomst proberen mijn collega’s informatie los te peuteren over de herinrichting van ons taakbeleid. Het onderwerp leeft enorm en scholen zoeken een stramien waarmee zij ook aan de slag kunnen. En ik denk dat wij nu als pilotschool een vermenigvuldigbaar stramien hebben staan, zeker als we eind van dit jaar de eindconclusies kunnen trekken en de laatste aanpassingen maken. Hier kun je de boer mee op.”