De Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs beschikt sinds enkele jaren over meerdere hulpmiddelen bij het strategisch personeelsbeleid. Cruciaal daarbij zijn een goed inzicht in de behoeften van de scholen enerzijds en in de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt anderzijds.
Voor Ron Bonekamp, CvB-lid met Personeel en Organisatie in de portefeuille, was het al kort na zijn aantreden in 2008 evident: “We kregen te maken met het verschijnsel krimp. Dan moet je heel goed nadenken: hoe kan ik daarop sturen zonder meteen in het primaire proces in te grijpen. Te meer omdat we aan de andere kant vaststelden: we hebben straks een kwalitatief probleem op plekken waar we met tekorten aan docenten te maken krijgen. Dan is het van belang dat je veel meer inzicht hebt in de samenstelling van je personeel, zowel kwalitatief als qua omvang.”
Dus is de afdeling P&O onder leiding van Dini Straten exact gaan inventariseren: wie hebben we in huis en welke bevoegdheden hebben ze. De personeelsdossiers zijn gecontroleerd op opleidingen, waarna dat is gecheckt bij alle docenten zelf. Zo kreeg de organisatie het personeelsdossier op dit onderdeel helemaal op orde en een duidelijk beeld van het niveau van docenten. Vervolgens is onderzocht hoeveel mensen op korte en langere termijn nodig zijn. Dat is gekoppeld aan de demografische ontwikkeling in de regio, aan de uitstroom van personeel, aan de schooltypes, en aan de ontwikkelingen in het onderwijs. “Daardoor hebben we een vrij duidelijk beeld gekregen van wat ons te wachten staat, zowel kwantitatief als kwalitatief.”
Formatie in beeld
LVO heeft een HR beleidsplan dat voor vier jaar is vastgesteld. Dini Straten: “Daarin staan in algemene zin zaken geformuleerd die we willen bereiken bijvoorbeeld op het gebied van ontwikkelen, functioneren en beoordelen.” Daarbinnen hanteert de stichting de PenC-cyclus (planning en controle). Straten: “Die cyclus geldt voor een jaar. We gaan daarbij uit van een formatieformat, waarin de formatieplanning van de scholen ingevuld wordt. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel mensen in de komende jaren bovenformatief zijn en bijvoorbeeld waar vacatures ontstaan. Dat komt ook in de begroting, en daar is een stuurmoment voor de directies en het College van Bestuur.” Ook heeft de organisatie een ‘formatiemonitor’ ontwikkeld. “Daarin kun je maandelijks, eigenlijk zelfs bijna dagelijks, als het ware de realisatie zien van hetgeen je begroot hebt. Dat geldt zowel voor vaste als tijdelijke krachten, maar ook voor vervangingen. Je ziet hoe het ziekteverzuim verloopt, hoe de functiemix eruitziet, enzovoort.” Ron Bonekamp schetst de achtergrond van de monitor: “De aanname was lange tijd ‘je hebt een formatieplan en dat wordt uitgevoerd’. Aan het einde van de rit stelde je dan het verschil vast. Maar we wilden eigenlijk niet dat we achteraf moesten vaststellen dat het plan niet gerealiseerd was. Met deze monitor zien we bijvoorbeeld veel eerder dat ziekteverzuim en ziektevervanging vaak te laag ingeschat zijn.” En de bestuurder voegt daaraan toe: “Je leert ook meer differentiëren in zo’n monitor. Bij vervanging moet je verschillende soorten onderscheiden. Zoiets als ziektevervanging betaal je als school immers zelf. En zwangerschapsvervanging is niet te plannen. ”De monitor is door alle leidinggevenden in te zien. Hij kan ook per school uitgedraaid en besproken worden. Bonekamp: “Dan word je direct geconfronteerd met de vraag hoe je als schoolleider een begroting kunt maken die realistisch is en uitvoerbaar. Het draagt ook bij aan de bewustwording over hoe de school functioneert. Want we vergelijken dat ook met elkaar: hoe is het mogelijk dat op de ene school het verzuim 1,5% is en op de andere 6%?”
Bonekamp tenslotte: “Als bestuur kijken we een keer per maand naar die formatiemonitor. Dan gaat het vooral om het totaal: hoe ver zijn we, is er nog ruimte, waar dreigen we uit de tred te lopen? Komen we dicht bij het randje, dan gaan de alarmbellen rinkelen.”
Wie of wat bepaalt de strategie?
De visie van een school is idealiter bepalend voor het strategisch personeelsbeleid. De praktijk is weerbarstiger, zo erkennen de LVO-ers. Ron Bonekamp geeft een voorbeeld: “Bij ons zijn medewerkers in dienst van de stichting, niet van de school. Dus proberen we hen zo lang mogelijk werk te garanderen bij de stichting. Dan kan het voorkomen dat docenten van de ene school naar de andere overgeplaatst worden, bijvoorbeeld in het geval van tekorten cq. overschotten. De individuele schoolleider krijgt dan een nieuwe docent toegewezen zonder dat hij of zij daar zelf invloed op heeft. Dat beperkt de vrijheid van de school. Externe omstandigheden bepalen het beleid, en die omstandigheden sturen de visie van de school.”Een ander voorbeeld is het opleidingsniveau. “Wij vinden dat we onze leerlingen en hun ouders zekerheid moeten bieden over het opleidingsniveau en de basale kwaliteiten van de leraar. Op LVO-scholen werken daarom alleen maar bevoegde docenten; eerstegraders als ze in zo’n vakgebied werken en anders tweedegraders. Mag een school dan iemand in dienst nemen die onbevoegd is? Nee dus.” In dat spanningsveld tussen bestuursniveau en schoolniveau zijn heldere afspraken gewenst. Bonekamp: “De vrijheid van een schoolleider is een vrijheid die wel binnen bepaalde kaders zit. Die kaders zijn vastgesteld door het bestuur, samen met de schoolleiders. Daar kan het bestuur, indien nodig, op teruggrijpen. Dan gaat het totale stichtingsbelang boven het schoolbelang.”
Cijfermateriaal checken
“De door Voion beschikbaar gestelde arbeidsmarktramingen en leerlingenprognoses komen voor sommige scholen ongetwijfeld als geroepen. Want ik vind dat scholen goed zicht moeten hebben op wat ze qua personeel nu in huis hebben en op wat er in de toekomst nodig is.” Dat zegt Dini Straten als het kennisplatform van Voion ter sprake komt, waarop de recente arbeidsmarktgegevens en prognoses gepubliceerd zijn voor alle scholen in Nederland. Maar voor LVO is het een beetje mosterd na de maaltijd. Ron Bonekamp: “Ze bevestigen wat wij al uitgezocht hadden.”
Bonekamp geeft als advies het volgende mee: “Vroeger werkten we op basis van aannames en gegevens die soms vervuild waren. Wij konden en kunnen het ons als grote organisatie permitteren als we één of twee docenten teveel hebben opgeleid. Maar een kleinere organisatie heeft eerder een probleem als ze met een behoorlijke foutmarge te maken hebben. Dus je moet met de gepubliceerde cijfers in de hand altijd kijken naar ‘heb ik mijn eigen organisatie goed in beeld’.“ Stichting LVO wil daar desgewenst een handje bij helpen. Dini Straten: “We hebben op het gebied van bevoegdheden en de ontwikkelingen van de afgelopen decennia rond dit thema, ontzettend veel uitgezocht. Als iemand daar gebruik van wil maken kan dat geregeld worden. We willen dat niet voor onszelf houden.”
Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs
• 17 scholen, 30 locaties
• Hele vo van praktijkonderwijs tot gymnasium, en van alle denominaties
• 28.800 leerlingen
• 3400 medewerkers, waarvan ongeveer 2000 onderwijzend personeel